Номенклатура справ

Індекс справи

Заголовок справи

(тому, частини)

Кількість справ (томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітка

01 – Організація системи управління

01-01

Закони, постанови  та інші акти Верховної Ради  України, розпорядження укази Президента України, Кабінету Міністрів України(копії), урядові документи про загальну  середню освіту

1

Доки не мине потреба

01-02

Накази,  рішення, листи, доручення МОН України, Департаменту освіти і науки Вінницької ОДА, відділу освіти, молоді і спорту Тульчинської РДА

1

 10 р.

01-03

Державні, регіональні, районні програми розвитку освітньої галузі  (копії).

Інформації щодо виконання програм

1

Доки не мине потреба

01-04

Інструкція  з діловодства у закладі

1

До заміни новою

01-05

Документи та матеріали щодо  виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації»

1

5р.

01-06

Книга наказів  з основної діяльності

1

 50 р.

01-07

Книга протоколів нарад  при директорі

1

5р.

01-08

Річний  план  роботи  закладу

1

5 р.

01-09

Правила внутрішнього трудового розпорядку

1

1р.

Після заміни новими

01-10

Установчі документи навчального закладу  та зміни до них.Документи (сертифікати,ліцензія,  свідоцтва, акти, висновки, протоколи, накази, листування, довідки)  щодо державної атестації навчального закладу,Статут закладу освіти

1

 До  ліквідації закладу

01-11

Документи (довідки, акти, звіти) про перевірку закладу  освіти вищестоящими установами

1

10р.

01-12

Книга наказів з адміністративно-господарських питань

1

5р.

01-13

Журнал реєстрації наказів з основної діяльності(електрон)

1

До ліквідації закладу

01-14

Журнал реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань (електрон.)

5 р.

01-15

Перспективне прогнозування закладу, Концепція навчального закладу

1

До ліквідації закладу

01-16

Зведена номенклатура справ

1

5 р.

Після заміни новою та за умови складення зведених описів справ

01-17

Журнал реєстрації вхідної документації, додатки

1

Доки не мине потреба 

01-18

Журнал реєстрації вихідної документації, додатки

1

Доки не мине потреба

01-19

Контрольно-візитаційна книга

1

10р.

01-20

Документи (доповідні записки,  довідки, інформації ) фронтальних і тематичних перевірок щодо виконання законів України «Про освіту», «Про загальну середню  освіту» та стану освітньої роботи в навчальних закладах

1

5р.

01-21

Звернення громадян, пропозиції, заяви, скарги, журнал реєстрації звернень

 1

5р.

01-22

Книги обліку наслідків внутрішньо шкільного контролю

1

5р.

01-23

Договори, угоди про співпрацю  з установами, організаціями, про виробничу практику

1

 5р.

01-24

Колективний договір укладений між адміністрацією та трудовим колективом

1

До ліквідації закладу

01-25

Документи та матеріали щодо виконання Закону України «Про захист персональних даних»

1

5 р.

01-26

Документи з прийому та готовності школи до нового навчального року

1

5р.

01-27

Документи та матеріали щодо звітування керівника

1

5р.

01-28_

Книга  протоколів засідань педагогічної ради та матеріали до них

1

5р.

01-29

Книга протоколів ради закладу та спільних засідань, журнал реєстрації протоколів

1

5р.

01-30

Книга протоколів загальних зборів трудового колективу

1

5р.

01-31

Книга протоколів загальношкільних батьківських зборів

1

5р.

01-32

Журнал реєстрації протоколів засідань педагогічної ради (електрон)

1

5р.

01-33

План роботи ради школи

1

Доки не мине потреба

01-34

Положення про загальноосвітній навчальний заклад

1

Пост.До ліквідації

                             02-Освітня діяльність

02.1-Організація освітньої діяльності

02.1-01

Книга наказів з руху учнів

1

75 років

02.1-02

Алфавітна книга

  50років

02.1-03

Документи та матеріали з питань підготовки  навчальних планів

1

1 р.

02.1-04

Документи  та матеріали щодо виконання освітніх законів

1

5 років

02.1-05

Відомості та документи про причини пропуску занять учнями

1

1р.

02.1-06

Списки дітей і підлітків шкільного віку, перспективна мережа

1

Доки не мине потреба

02.1-07

Статистичні звіти школи та  аналітичні матеріали

1

До ліквідації організації

02.1-08

Документи (довідки, інформації, листування ) щодо проведення навчальних екскурсій та навчальної практики

1

1 рік.

02.1-09

Робочий  план закладу, Освітні програми закладу

4

5р.

02.1-10

Документи   щодо замовлення  та виготовлення документів про освіту та (заяви, оголошення в газеті, довідка з міліції, заявка на передрук тощо) про видачу дублікатів атестатів  та свідоцтв  про загальну середню освіту

1

1 рік

02.1-12

Книга обліку  руху учнів

1

75 років

02.1-13

Замовлення на виготовлення атестатів

1

1рік

02.1-14

Книга обліку і видачі свідоцтв про базову загальну середню освіту та додатків до них

1

75р.

02.1-15

Книга обліку і видачі атестатів про повну загальну середню освіту та додатків до них обліку, видачі золотих та срібних медалей

1

75 р.

02.1-16

Документи щодо організації профільного навчання

1

3р.

02.1-17

Книга обліку видачі Похвальних  грамот та Похвальних листів

1

25

02.1-18

Журнал обліку наказів з руху учнів(електро)

1

75 років

02.1-19

Розклади навчальних  та позакласних занять, занять  гуртків

1

1 рік

02.1-20

Річні звіти про роботу школи, відомості, табелі успішності

1

5р.

02.1-21

Класні журнали, журнали ГПД, індивідуального, інклюзивного, екстернатного навчання, гурткової роботи

1

10р.

02.1-22

Журнал обліку пропущених та заміщених уроків

1

5 років

02.1-23

Особові справи та медичні картки учнів

10

5 років після закінчення школи

02.1-24

Документи та  матеріали з питань організації освітнього процесу(плани, орієнтири, звіти)

1

 До заміни новими

02.1-25

Формуляри читачів бібліотеки

1

Доки не мине потреба

02.1-26

Акти на списання літератури та періодичних видань

1

10р

02.1-27

Документи про роботу шкільної бібліотеки (плани, звіти, інформації, замовлення на підручники)

Доки не мине потреба

02.1-28

Паспорт шкільної бібліотеки

1

3р.

02.1-29

Облік періодичних видань, книг, підручників, програм (картотека, каталог)

1

До ліквідації бібліотеки

02.2.-Навчальна діяльність

02.2-01

Документи (інформації, довідки, звіти) щодо охоплення навчанням дітей шкільного віку

1

1р.

02.2-02

 Документи (довідки, інформації, листування, гарафіки, роботи учнів) щодо організації роботи з питань закінчення навчального року, проведення державної підсумкової атестації та випуску учнів, ЗНО.

1

3р.

02.2-03

Документи про проведення олімпіад, конкурсів

1

3р.

02.2-04

Документи про індивідуальну, екстернатну, інклюзивну  та ін.. форми  навчання

1

5 років

02.2-05

Наступність та адаптація учнів до нових умов навчання

1

3р.

02.2-06

Документи (довідки, звіти, інформації, листування )  з профорієнтації та працевлаштування випускників  закладу

3р.

02.2-07

Документи  та матеріали щодо проведення моніторингових досліджень якості освіти та результатів навчальних досягнень  учнів

1

5р.

02.2-08

Запровадження Концепції «Нова українська школа»

1

3р.

02.2-09

Документи (довідки, звіти, листування) та матеріали  різних видів внутрішкільного контролю, щодо вивчення стану викладання базових навчальних дисциплін в  закладі освіти, виконання програм, Робочого навчального плану

1

 3р.

02.2-10

Семестровий та річний контроль, роботи учнів та графіки їх проведення , формування навичок читання учнів

1 рік

02.2-11

Навчальні плани та програми

1

 До заміни новими

02.2-12

Документи та матеріали щодо інформатизації закладу

1

До заміни новими

02.2-13

Матеріали щодо функціонування сайту закладу

1

5р.

02.3.-Виховна робота

02.3-01

Документи та  матеріали з питань організації виховної роботи(плани, орієнтири, звіти)

1

 До заміни новими

02.3-02

Документи про співпрацю з районними службами

1

5р.

02.3-03

Плани роботи класних керівників, керівників гуртків

1

1 р.

02.3-04

Документи про роботу зі статусними сім’ями

1

5р.

02.3-05

Документи щодо профілактики  наркоманії, токсикоманії, СНІДу

1

5р.

02.3-06

Документи щодо формування потреби вести здоровий спосіб життя(Школа сприяння здоров’ю, «Гарт», туризм)

1

5р.

02.3-07

Матеріали про гурткову роботу, охоплення школярів

1

3р.

02.3.-08

Матеріали про діяльність учнівського врядування, дитячої організації

1

3р.

02.3.09

Протоколи класних батьківських зборів

1

3р.

02.3-10

Документи з питань проведення конкурсів, фестивалів, виставок

1

5р.

02.3-11

План виховної роботи

1

5р.

02.3-12

Сценарії шкільних заходів

1

10р.

02.4-Охорона та соціальний захист дитинства

02.4-01

Нормативно-правові документи з питань охорони та соціального захисту дитинства

1

До заміни новими

02.4-02

Статистичні звіти , інформації з питань соціального захисту дітей пільгових категорій, списки дітей-пільговиків

1

5р.

02.4-03

Документи та матеріали щодо роботи з дітьми, які потребують соцзахисту(акти, довідки, соцпаспорти)

1

5р.

02.5- Робота щодо запобігання всім видам дитячого травматизму

02.5-01

Нормативно-правові документи та матеріали  з БЖД та запобігання всім видам дитячого травматизму

1

Доки не мине потреба

02.5-02

Інструкції з БЖД школярів

1

3 р.

02.5-03

Документи  (акти, довідки, інформації, журнал реєстрації нещасних випадків) щодо дотримання  вимог законодавстваз БЖД  та пожежної безпеки  в навчальних закладах

1

45років

02.5-04

Приписи щодо усунення порушень з охорони праці, безпеки життєдіяльності та пожежної безпеки

5 років
ЕПК

02.5-05

Журнал реєстрації проведення інструктажів з БЖД школярів

10 років

¹ Після закінчення журналу 

1

2

3

4

5

06-01

Штатний розпис

1

1р.

06-02

Документи щодо тарифікації педпрацівників

1

3р.

06-03

Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, інвентарні описи, акти, звіряльні відомості, книги) про інвентаризацію матеріалів та передачу матеріальних цінностей

1

5р.

06-04

Паспорти будівель, споруд та обладнання

¹

3 роки

06-05

Акт на відведення земельної ділянки

1

5р.

06-06

Паспорти навчальних кабінетів

1

^{До ліквідації організації}

06-07

Інвентарна книга обліку бібліотечного фонду

1

10 років

07- Профспілка

07-01

Протоколи засідань профспілки, профкому

07-02

Документи профспілки (заяви, довідки, листування)

Постійно

07-03

Колективний договір укладений між адміністрацією та трудовим колективом

3 роки

1

2

3

4

5

08-01

Бракеражний журнал готової продукції

1

Доки не мине потреба

08-02

Бракеражний журнал сирої продукції

1

Доки не мине потреба

08-03

Температурний лист

1

Доки не мине потреба

08-04

Заявки на харчування учнів

1

Доки не мине потреба

08-05

Журнал обліку посуду  та кухонного інвентаря

¹

Доки не мине потреба

08-06

Документи  про організацію харчування учнів

1

3 роки

09-Архів

1

2

3

4

5

09-01

Документи та матеріали щодо ведення архівної справи та діловодства

1

До ліквідації організації

09-02

Описи справ строку зберігання до ліквідації

1

До ліквідації організації

09-03

Описи справ строку зберігання до 10років

1

3р.

09-04

Описи справ тривалого (понад 10р. )зберігання

1

3р.

09-05

Описи справ з особового  складу

1

3р.